مزایای برون سپاری – قسمت چهارم

برون‌سپاري استراتژيك چيست؟

برون سپاري استراتژيك عبارتست از: يك نگاه استراتژيك به برون سپاري كه بتواند فرايندهاي مسئله دار، وضع بد بهره وري ، مشكلات ترك كاركنان و امثال آن را در يك نگاه بلند مدت حل كند. بر اين اساس اقدام برون سپاري زماني استراتژيك خواهد شد ، كه با استراتژي هاي بلندمدت سازمان همراستا شود ، منافع برون سپاري بعد از گذشت چندين سال پديدار گردد و نتايج مثبت يا منفي آن براي سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار باشد . برون سپاري استراتژيك با پرسيدن سوالات اساسي درباره رابطه برون سپاري با سازمان و موضوعات سازماني زير ، برون سپاري را در سطح بالاتري قرار مي دهد .

• چشم انداز آينده
• قابليت هاي كليدي فعلي و آينده
• ساختار فعلي و آينده
• هزينه هاي فعلي و آينده
• عملكرد فعلي و آينده
• مزيت رقابتي فعلي و آينده

برون‌سپاری مدیریت منابع انسانی
به عنوان یك مدیر باید بدانید كه در هر شغل چه كوچك و چه بزرگ نیازمند تقسیم وظایف با كاركنان خود هستید. دست یابی به این هدف با تامین خدمات منابع انسانی در خارج از موسسه امكان پذیر خواهد بود.درگیری‌های غیر سازمانی مشاغل، هم‌چون نظارت ناعادلانه‌ی برخی دولت‌ها و مانند آن سبب شده است تا آن‌ها به جای به دست آوردن اطلاعات تازه با مشكلات گمراه كننده دست و پنجه نرم كنند. آمار نشان می‌دهد كه مشاغل كوچك و متوسط در حدود ۲۰ تا ۴۰ درصد وقت خود را برای عمل به الزام‌هایی صرف می‌كنند كه بزرگ‌ترین مانع بر سر تولیدات آن‌هاست. مدیران نمی‌توانند تنها با پرداختن به منابع انسانی از پس مدیریت سازمان خود برآیند.

بهترین راه حل برای از بین بردن دغدغه‌ی خدمات منابع انسانی در سازمان‌ها سپردن این وظایف به بیرون از سازمان است. با برون‌سپاری خدمات منابع انسانی از درگیری‌های سازمان برای تامین این خدمات كاسته می‌شود. امروزه در كنار نیاز به مدیران فروش و مشاوران خدمات باتجربه، نیاز به برون‌سپاری بسیاری از احتیاجات شركت انكارناپذیر است.

اما پیش از دست به كار شدن برای استفاده از تامین‌كنندگان در بخش خدمات منابع انسانی، یك بررسی دقیق در زمینه‌ی توان‌مندی‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدها انجام دهید. لیندا فورد، مدیر بخش گروه فورد در رم، می‌گوید: از خودتان بپرسید به كجا می‌خواهید برسید؟ برون‌سپاری بخش تامین خدمات منابع انسانی تا چه میزان شما را در رسیدن به هدف یاری می‌كند؟

از دیدگاه فورد این خدمات ممكن است كاستی‌هایی داشته باشند:
۱- بدون هدف یا راهكار باشند.
۲- بدون بررسی دقیق نیازهای سازمان انجام شوند.
۳- ارتباط مناسبی با كاركنان نداشته باشند.
۴- برمبنای استانداردها تنظیم نشده‌ باشند

پس از مرتب كردن نیازها، باید از فهرست خدمات كوتاه‌مدت، اولویت‌ها را انتخاب كنید (مانند استخدام یك كارآموز به مدت یك یا دو هفته). می‌توانید چند نوع از این خدمات را با هم انجام دهید. در انتها نیز گزارشی از كارهای خود تهیه كنید.
شرکتهای کوچک به مدت طولانی همراه با دلایل قابل قبولی، موضوع برون سپاری عملیات منابع انسانی را تحسین می کردند. برون سپاری منابع انسانی می تواند به دلیل فرصت دادن به شرکتها برای تکیه بر کارشناسان خارج از سازمان در مورد عملیات منابع انسانی نظیر حقوق و دستمزد و پاداشها، هزینه های سربار کارمندان را کاهش داده و بر کیفیت خدمات افزوده و به شرکتهای در حال رشد اجازه دهد که به بسته مزدی در حد و اندازه شرکت های بزرگ دسترسی داشته باشند.

اما تنها این شرکتهای کوچک نیستند که از برون سپاری عملیات منابع انسانی سود می برند. شرکتهای عظیم هم از توسل به شرکتهای خبره فراهم کننده این خدمات چیزهای زیادی به دست خواهند آورد. پیر ناکس تحلیلگر و محقق ارشد در گروه تحقیقاتی تکنولوژی اطلاعات (Info – Tech Research Group)می گوید که “برون سپاری عملیات منابع انسانی یک مفهوم کامل برای شرکتهای بزرگ خلق می کند”. در ذیل بعضی دیگر از مهمترین دلایل چرایی این سودمندی آمده است:

تغییر کانون توجه
رسیدگی به حسابهای مربوط به عملیات منابع انسانی در شرکتهای بزرگ، از استخدام استعدادهای تازه گرفته تا سرکشی به حقوق و دستمزد فعالیتی وقت گیر و شاق است. به هر حال با انتقال این قبیل فعالیتها به شرکتهای ثالث، همانطور که پیر ناکس می گوید، نیروهای منابع انسانی داخلی یک شرکت می توانند توجهشان را از وظایف روزمره اداری به ” تغییردهنده های رقابتی” متمرکز کنند. اجرای سیاستها، برنامه ریزی راهبردی، مدیریت سرمایه انسانی، بهره وری افزایش یافته و باز سازماندهی نیروها از عملیات اساسی کسب و کار هستند که به خوبی می توانند روی خطوط پایین سازمان تأثیر گذاشته و رضایت کارکنان را افزایش دهد.

کاهش هزینه ها:
درحالی که شرکتهای کوچک اغلب برای مدیریت وظایف مرتبط با منابع انسانی، از نظر تجربه های مورد نیاز در مضیغه هستند، این مسأله اصلی برای شرکتهای بزرگ نیست. بلکه بزرگترین منفعت برون سپاری منابع انسانی برای شرکتهای عظیم، توانایی آن در کاهش هزینه ها است. پیر ناکس می گوید ” جایی که شرکتهای بزرگ حقیقتاً می توانند از برون سپاری منابع انسانی سود ببرند، کاهش هزینه ها است”.
بر اساس گزارش جهانی جدید واتسن وایات (Watson Wyatt) هزینه اجرایی متوسط برای یک کارمند تمام وقت منابع انسانی 284982 دلار در سال می باشد. سود تضمین شده برون سپاری منابع انسانی از دویست هزار دلار تا میلیونها دلار است. ولی زمانی که شما از هزینه های مرتبط با آموزشهای در جریان و استخدام پرسنل منابع انسانی داخلی فاکتور می گیرید، تعداد زیادی از شرکتها با برون سپاری منابع انسانی از نظر مالی منفعت بهتری می برند.

نتيچه گيري
امروزه یکی از محدوده های منابع انسانی که عمیقاً برون سپاری شده است، برآوردن نیازهای روزمره می باشد. تحقیقی که توسط مؤسسه اورست انجام شده، روشن می کند که بیش از نیمی از تمامی عملیات انجام گرفته که برون سپاری شده اند، شامل خدمات تنظیمی و برآوردن نیازهای روزمره هستند. تعجبی ندارد که فشار عظیمی روی کارشناسان منابع انسانی برای منطبق بودن با آخرین تغییرات قانونی مربوط به مقررات پرداختها، چگونگی اداره شرکت و مدیریت دعاوی وجود دارد. بدتر آنکه عدم دستیابی به این مطالبات تنظیمی می تواند روی قیمت سهام تأثیر منفی گذارده و سهامداران را عصبانی و کارکنان را ناراضی و شهرت شرکت را لکه دار کند. پیر ناکس می گوید “در نتیجه شرکتهای بزرگ اگر منطقی باشند، به سمت برون سپاری منابع انسانی (HRO = HR Outsourcing) برای دانش و تجربه عمیقتر ایشان [در مورد برآوردن نیازهای جدید] روی خواهند آورد.”

ساده کردن محیط تکنولوژی اطلاعات
همانطور که یک شرکت رشد کرده و تغییر می کند، منابع انسانی اش هم باید به همین گونه باشد. به هر حال ایجاد تغییر و اضافه نمودن حیطه های جدید به سیستم مدیریت منابع انسانی گسترده در شرکت می تواند تلاش پیچیده و هزینه افزایی باشد. خوشبختانه همانطور که پیر ناکس می گوید، از دید کاهش هزینه ها، برون سپاری منابع انسانی می تواند هزینه های عملیاتی را کاسته و نیاز به خریدن سیستم های داخلی تکنولوژی اطلاعات را برطرف می کند.

مکان یابی مداوم برای کارمندان
پرداخت مبلغ زیادی بابت تنها حضور کارمند، اقتصاد را به حال خود رها کردن؛ ناکس هشدار می دهد که به منظور حل این مسائل، تعداد زیادی باز سازماندهی که شامل مسائل انتقال کارکنان از مکانی به مکان دیگر است، ممکن است مورد نیاز باشند. یک فراهم کننده خدمات منابع انسانی می تواند به کارمندان منتقل شده برای پیدا کردن منزل مناسب، فراهم نمودن مراقبتهای روزمره و سطح بالا و ایجاد فرصتهای تفریحی و حتی برگزاری مراسم عروسی کمک کند. بیش از این موارد، شرکتهای فروشنده این خدمات، خدماتی از جمله مسائلی که بابت مواجه شدن کارمند با فرهنگ جدید پیش می آید و نیز موارد مربوط به هزینه زندگی که می تواند در محل زندگی جدید یک کارمند انتقالی پیش بیاید را نیز مهیا می کند.

مذاکره در مورد تخفیفات
در کسب و کارهای کوچک، یک برون سپاری عملیات منابع انسانی می تواند دستیابی سریع به بسته های سودمندی که شرکتهای بزرگ به آن دسترسی دارند را تضمین کند. این مورد پیشنهاد نمی کند که برون سپاری منابع انسانی نبایستی برای شرکتهای بزرگ با سطوح بالای سوددهی انجام شود. شرکتهای معظم موقعیتی دارند که به آنان امکان می دهد در مورد عواملی نظیر تخفیفات مقداری روی بسته های خدمات مفید برای کل مجموعه مذاکره کنند.در هر صورت مشخص است که شما نبایستی که حتمن یک فروشگاه نوع مشخصی باشید تا بتوانید از خدمات برون سپاری منابع انسانی استفاده نمایید ولی محدودیتهایی در این زمینه وجود دارد. پیتر ناکس در این مورد چنین هشدار می دهد: ” چیزی که شما به هیچ وجه نمی توانید آن را برون سپاری کنید، رهبری پایه ای منابع انسانی شرکتتان است”. شرکتهای بزرگ همواره از دید استراتژیک، باید کسی را در استخدام داشته باشند که بتواند سیاستهای شرکت را در نظر گرفته، تصمیم گیری کرده و از طرف شرکت، با یک فراهم کننده خدمات منابع انسانی در ارتباط باشد. در شرکتهای کوچک، این فرد می تواند یک مدیر ارشد هیأت مدیره باشد. پیر ناکس می گوید که شرکتهای بزرگ باید یک کارشناس منابع انسانی اختصاصی استخدام کنند تا منافعی نظیر هزینه های کاهش یافته و رسیدن به نتایج مورد نظر مدیریت شوند.

یکی از وظایفی را که می توانیم برون سپاری کنیم، خدمات حقوق و دستمزد است اما برخی سؤالاتی وجود دارد که باید قبل از خرید خدمات برون سپاری حقوق و دستمزد باید پرسیده شوند:

قبل از اینکه با فراهم کننده خدمات حقوق و دستمزد صحبت کنید، باید موارد ذیل را در مورد وضعیت فعلیتان بدانید:
– چند کارمند در سازمان شما مشغول به کار هستند؟
– آیا شرکتتان در پنج سال آینده در وضعیت رشد قرار خواهد داشت؟
– با چه سرعتی باید یک راه حل (برون سپاری) برای وضعیت حقوق و دستمزد ارائه کنید؟
– چه مقداری برای یک راه حل حقوق و دستمزد بودجه کرده اید؟
– آیا شرکتتان از زیرساختهای فناوری اطلاعات لازم برای پشتیبانی از راه حل داخلی حقوق و دستمزد برخوردار است؟
– شرکتتان به چه میزان نسبت به زمان بندی یک راه حل حقوق و دستمزدی انعطاف پذیر است؟
– آیا به دنبال کسب اطلاعاتی از دریافتی پرسنلتان نیز هستید؟
– آیا ارتباط بین حقوق و دستمزد با تجزیه تحلیلهای جبران خدمت یکی از اولویتهای کسب و کارتان است؟
– شما تا چه میزان به کنترل محرمانه بودن اطلاعات خصوصی و واگذاری آن به شخص ثالث رضایت می دهید؟
– آیا شرکتتان خواهان سخت گیری در مورد کنترل امنیت اطلاعات محرمانه است؟
– چه درجه ای از انطباق را از یک راه حل حقوق و دستمزدی انتظار دارید؟

منبع مقاله :
وب سایت مدیریار